वर्ड डॉक्यूमेंट को बिना कमेंट्स के कैसे प्रिंट करें (क्लीन कॉपी)

त्वरित उत्तर: Microsoft Word में, Ctrl + P दबाएं (या File → Print पर जाएं), पहला सेटिंग्स ड्रॉपडाउन खोलें (आमतौर पर Print All Pages लेबल होता है), और Print Markup से चेकमार्क हटाएं। प्रीव्यू जांचें—कमेंट्स और ट्रैक किए गए बदलाव गायब हो जाने चाहिए—फिर प्रिंट करें।

एडिटिंग के दौरान कमेंट्स और ट्रैक किए गए बदलाव उपयोगी होते हैं। लेकिन जब वे प्रिंट किए गए पेज पर—या किसी ऐसे PDF में दिखाई देते हैं जिसे आप फाइनल वर्ज़न के तौर पर भेजना चाहते थे—तो यह एक समस्या बन जाती है।

नीचे दिए गए Word स्टेप्स से शुरुआत करें। इससे ज़्यादातर लोगों के लिए प्रिंटआउट की समस्या ठीक हो जाती है। यदि आप WPS का भी उपयोग करते हैं, तो अंत में एक छोटा वैकल्पिक तरीका भी दिया गया है।

“Print Markup” में क्या शामिल होता है

Microsoft Word में, मार्कअप (markup) केवल कमेंट बैलून्स से कहीं ज़्यादा होता है। इसमें निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:

• कमेंट्स और रिप्लाई

• ट्रैक किए गए इंसर्शन और डिलीशन (जोड़े और हटाए गए हिस्से)

• फ़ॉर्मेटिंग में बदलाव

• रिव्यूअर के नाम और मार्जिन में बैलून्स

Print Markup को हटाने से आमतौर पर प्रिंटआउट से कमेंट्स और ट्रैक किए गए बदलाव दोनों हट जाते हैं, जिससे आपको हर सेटिंग को अलग से खोजने की ज़रूरत नहीं पड़ती।

तरीका 1: Word में Print Markup हटाएं (सबसे तेज़)

इसका उपयोग तब करें जब आपको केवल एक साफ़ प्रिंट जॉब चाहिए और आप ऑन-स्क्रीन रिव्यू व्यू में कोई बदलाव नहीं करना चाहते।

1. Windows के लिए Word (Microsoft 365, Word 2021, या Word 2019) में डॉक्यूमेंट खोलें।

2. Ctrl + P दबाएं, या File → Print चुनें।

3. Settings के अंतर्गत, पहले ड्रॉपडाउन (आमतौर पर Print All Pages) पर क्लिक करें।

4. Print Markup ढूंढें और चेकमार्क हटाएं।

5. पुष्टि करें कि दाईं ओर का प्रिंट प्रीव्यू साफ़ दिख रहा है—कोई बैलून्स या रेडलाइन टेक्स्ट नहीं।

6. अपना प्रिंटर चुनें और Print पर क्लिक करें।

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सुझाव: यदि अगली बार प्रिंट करते समय Print Markup वापस आ जाता है, तो प्रिंट करने से पहले इसे फिर से हटा दें। हमेशा प्रीव्यू पर एक नज़र ज़रूर डालें।

तरीका 2: Word को No Markup पर स्विच करें, फिर प्रिंट करें

इसका उपयोग तब करें जब आप चाहते हैं कि स्क्रीन व्यू प्रिंटआउट से मेल खाए, या यदि आपके Word वर्ज़न में Print Markup ढूँढना मुश्किल हो।

1. Review टैब खोलें।

2. Tracking ग्रुप में, डिस्प्ले मेनू खोलें (इसमें All Markup या Simple Markup लिखा हो सकता है)।

3. No Markup चुनें।

4. पुष्टि करें कि पेज लेआउट से कमेंट्स और रिवीज़न मार्क गायब हो गए हैं।

5. Ctrl + P दबाएं और प्रीव्यू चेक करने के बाद प्रिंट करें।

No Markup केवल रिव्यू कॉन्टेंट को छिपाता है। कमेंट्स और ट्रैक किए गए बदलाव फ़ाइल में तब तक बने रहते हैं जब तक कि आप कमेंट्स को डिलीट नहीं करते या बदलावों को एक्सेप्ट/रिजेक्ट नहीं करते।

प्रिंट करने के बाद उन्हें फिर से देखने के लिए, उसी मेनू पर वापस जाएं और Simple Markup या All Markup चुनें।

कमेंट्स के बिना PDF में प्रिंट करें या PDF के रूप में सेव करें (Word)

कई “प्रिंट” कार्य असल में PDF एक्सपोर्ट होते हैं। इसके लिए भी वही तरीका है: सबसे पहले मार्कअप को बंद करें।

विकल्प A: Print to PDF

1. Ctrl + P दबाएं।

2. प्रिंटर को Microsoft Print to PDF (या किसी अन्य PDF प्रिंटर) पर सेट करें।

3. Print Markup हटाएं (या पहले Review डिस्प्ले को No Markup पर सेट करें)।

4. पुष्टि करें कि प्रीव्यू साफ़ है, फिर Print चुनें और PDF सेव करें।

विकल्प B: Save as / Export PDF

1. File → Save a Copy (या Save As / Export) चुनें।

2. फ़ाइल प्रकार के रूप में PDF चुनें।

3. यदि उपलब्ध हो तो PDF विकल्प खोलें और Document पब्लिश करें, न कि Document showing markup।

4. सेव करें, फिर PDF खोलें और पुष्टि करें कि कोई बैलून्स या रिव्यूअर के नाम दिखाई नहीं दे रहे हैं।

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यदि PDF में अभी भी मार्कअप दिखाई दे रहा है, तो कैंसिल करें और फिर से एक्सपोर्ट करने से पहले Review या Print Markup सेटिंग को ठीक करें।

कमेंट्स छिपाना बनाम कमेंट्स डिलीट करना

फ़ाइल के साथ आगे क्या करना है, इसके आधार पर चुनाव करें:

• प्रिंट/PDF के लिए छिपाएं: जब आपको .docx में रिव्यू ट्रेल की आवश्यकता हो, तो Print Markup हटाएं या No Markup का उपयोग करें।

• स्थायी रूप से हटाएं: किसी भी “फ़ाइनल” Word फ़ाइल को ईमेल या शेयर करने से पहले ऐसा करें, ताकि जिन लोगों को इंटरनल फ़ीडबैक नहीं देखना चाहिए, वे इसे न देख सकें।

Word में कमेंट्स डिलीट करने के लिए:

1. Review पर जाएं।

2. Delete के नीचे वाले तीर का चयन करें।

3. Delete All Comments in Document चुनें।

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ट्रैक किए गए बदलावों को हटाने के लिए, उन्हें एक्सेप्ट या रिजेक्ट करें (Review → Accept/Reject)। अधिक व्यापक क्लीनअप के लिए, File → Info → Check for Issues → Inspect Document का उपयोग करें।

वैकल्पिक: केवल कमेंट्स की सूची प्रिंट करें

क्या आपको एक क्लीन कॉपी के बजाय एक रिव्यू पैकेट की आवश्यकता है?

1. File → Print पर जाएं।

2. सेटिंग्स ड्रॉपडाउन खोलें।

3. List of Markup चुनें।

4. प्रिंट करें या PDF में सेव करें।

Mac और वेब के लिए Word

• Mac के लिए Word: Review डिस्प्ले को No Markup पर सेट करें, फिर प्रिंट करें या प्रिंट डायलॉग में PDF बटन का उपयोग करें। प्रीव्यू जांचें।

• वेब के लिए Word: यदि डाउनलोड विकल्पों में कमेंट्स के साथ या उसके बिना PDF शामिल है, तो क्लीन PDF चुनें।

• पुराने Word लेबल: कुछ वर्ज़न में No Markup के बजाय Final लिखा होता है। वह व्यू चुनें जो बिना बैलून्स के तैयार टेक्स्ट दिखाता हो।

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एक अन्य विकल्प: WPS Writer में क्लीन कॉपी प्रिंट करें

क्या Microsoft Word में यह पहले ही ठीक हो गया है? तो आपका काम पूरा हो गया है। यदि आप उसी .docx को WPS Office Writer में खोलते हैं, तो आप वहां भी एक क्लीन कॉपी प्रिंट या एक्सपोर्ट कर सकते हैं:

1. फ़ाइल को WPS Writer में खोलें।

2. Menu → Export to PDF (या Print) पर जाएं।

3. Advanced Settings खोलें और Content के तहत Comments को अनचेक ही रहने दें।

4. प्रीव्यू जांचें, फिर एक्सपोर्ट या प्रिंट करें।

Word में प्रिंटिंग की पूरी जानकारी चाहिए? Word में कोई डॉक्यूमेंट कैसे प्रिंट करें देखें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)

मेरे Word प्रिंटआउट में अभी भी कमेंट्स क्यों दिखाई दे रहे हैं?

संभवतः Print Markup अभी भी सक्षम है, या Review डिस्प्ले अभी भी All Markup / Simple Markup पर है। Print Markup को हटाएं और प्रिंट प्रीव्यू की दोबारा जांच करें।

क्या Print Markup बंद करने से कमेंट्स डिलीट हो जाते हैं?

नहीं। यह केवल उन्हें उस प्रिंट या PDF जॉब से हटाता है। कमेंट्स Word फ़ाइल में बने रहते हैं।

मैं बिना ट्रैक किए गए बदलावों के Word डॉक्यूमेंट कैसे प्रिंट करूं?

इन्हीं Word स्टेप्स का उपयोग करें: Print Markup हटाएं या No Markup पर स्विच करें। ट्रैक किए गए बदलाव मार्कअप का ही हिस्सा हैं।

क्या Save as PDF में रिव्यूअर के नाम शामिल होंगे?

हाँ, हो सकते हैं, यदि आप “Document showing markup” एक्सपोर्ट करते हैं या Print Markup चालू करके प्रिंट करते हैं। केवल Document एक्सपोर्ट करें, या मार्कअप हटाकर प्रिंट करें, फिर वेरिफाई करने के लिए PDF खोलें।

मैं यह कैसे सुनिश्चित करूं कि कोई अन्य व्यक्ति कमेंट्स न देख सके?

केवल छिपाना पर्याप्त नहीं है। .docx फ़ाइल को शेयर करने से पहले सभी कमेंट्स डिलीट करें, ट्रैक किए गए बदलावों को एक्सेप्ट या रिजेक्ट करें, और Document Inspector चलाएं।

सारांश

Word डॉक्यूमेंट को बिना कमेंट्स के प्रिंट करने के लिए, File → Print के तहत Print Markup को हटाएं, या Review डिस्प्ले को No Markup पर स्विच करें और फिर प्रिंट करें। जब आप Document showing markup के बजाय Document पब्लिश करते हैं तो यही सेटिंग्स Print to PDF और Save as PDF के लिए काम करती हैं। मार्कअप छिपाने से कमेंट्स डिलीट नहीं होते—उन्हें केवल तभी हटाएं जब आपको शेयर करने के लिए एक क्लीन Word फ़ाइल की आवश्यकता हो। यदि आप WPS Writer का उपयोग करते हैं, तो PDF एक्सपोर्ट विकल्पों में Comments को अनचेक ही रहने दें और कुछ भी भेजने से पहले प्रीव्यू की जांच करें।

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प्रिया पटेल